ניהול מסמכים – טרנדים בעידן החדש!

• ניהול מסמכים יעיל היה ונשאר אחד המפתחות המרכזיים והחשובים ביותר לפעילות עסקית של חברות וארגונים.

• ללא ספק תוכנה לניהול מסמכים עצמאית (או במסגרת CRM) הפכה להיות הכלי המוביל לניהול מסמכי הארגון. חברה שלא מנהלת את המסמכים עם כלי כזה מאבדת יתרון תחרותי משמעותי.

• מערכות לניהול מסמכים מציגות מגמות חדשות בעידן הנוכחי הנגזרות בעיקר מהמעבר לטכנולוגיית ענן, ממהפכת המובייל ובעיקר מהצורך האמיתי של כל חברה גדולה כקטנה לאמץ פתרון יעיל לניהול מסמכי הארגון.

ניהול מסמכים היה ונשאר אחד מהמפתחות המרכזיים והחשובים לפעילות עסקית של עסקים, חברות וארגונים. תעבורת המסמכים האדירה בעידן החדש, לא מותירה ברירות, אלא למצוא פתרונות אפקטיביים למניעת סרבול מיותר ולניהול יעיל.

תוכנה לניהול מסמכים הפכה להיות הכלי המוביל לניהול המסמכים, הקבצים והמידע בארגון אם כתוכנה עצמאית או כשילובה כמודול מרכזי בתוכנת CRM.

במאמר זה אעמוד על המגמות החדשות בכל הקשור למערכות ניהול מסמכים, תוך התייחסות לעבודה בטכנולוגיית ענן, מהפכת ה-Social Mobile ותהליכים נוספים ההולכים ומתגברים בעידן החדש.

ענן זה שם המשחק – Cloud is the new game changer

מגמת השימוש בטכנולוגיית ענן, המתחזקת מאוד בשנים האחרונות, משנה את כללי המשחק בתוכנות ניהול בכלל ובניהול מסמכים בפרט. הענן מבטיח לכם זמינות מלאה למסמכים נדרשים בכל מקום, בזמן אמת. אין צורך לגשת למחשב ספציפי או לרשת סגורה מסוימת, אלא כל מה שאתם צריכים זהו חיבור לאינטרנט. הערך המוסף כתוצאה מכך: התנהלות אפקטיבית וחיסכון בזמן יקר!!

לדוגמא: אם אחד מאנשי המכירות שלכם נמצא בבית הלקוח לקראת סגירת עסקה והוא צריך להציג הסכם קודם שנחתם, אין צורך לחזור למשרד, לחטט במחשב ולשלוף את ההסכם. עם מערכת ניהול מסמכים בענן, הצגת המסמך תתבצע בו במקום, באמצעות חיבור למערכת באינטרנט..

אינדוקס אוטומטי של כל סוגי הקבצים – Automatic indexing of files

טרנד נוסף שאפשר זהות במערכות לניהול מסמכים, הוא תיוק ואינדוקס אוטומטי של כל סוגי הקבצים אונליין. התיוק מתייחס למסמכי נייר סרוקים, הודעות דוא"ל וכל סוגי הקבצים האלקטרוניים הרלוונטיים המאונדקסים באופן אוטומטי וחכם, תהליך המקל משמעותית על אחסון וניהול המסמכים.

אם בעבר צוותי הזנת הנתונים היו צריכים לבצע אינדקס ידני ע"י יצירת שדות שונים למידע המתויק, הרי שטכנולוגיית אינדקס חדשה זו יודעת לזהות בצורה חכמה את ערכי האינדקס על סמך לימוד הפעולות הקודמות של המשתמש, לייעל ולשפר את פריון העבודה.

חוויית משתמש במובייל – User Experience in mobile

את מהפכת המובייל כולנו חווים וגם מערכות ניהול המסמכים לא יכולות להתעלם מכך. יותר מכך, דווקא ניהול מסמכים באמצעות המובייל הוא סופר חיוני מעצם זה שסוכני מכירות, אנשי תמיכה, טכנאים, בעלי מקצוע, נמצאים כל הזמן בתנועה והם חייבים גישה מהירה ויעילה לקבצים חשובים ולמסמכים.

אלא שנגישות למסמכים לא מספיקה. המערכת צריכה נוחה וידידותית למשתמשים גם בסמארטפונים, בטאבלטים, באייפונים ובאייפדים.. זו גם הסיבה לטרנד העולה של מעבר למערכות ניהול מסמכים, השמות דגש רב על חוויית משתמש מצוינת במובייל.

חווית שימוש טובה זו, תסייע לכם לגשת ולשלוף מסמכים בצורה מהירה ותקל מאוד על פעילותכם בשטח.

ניהול מסמכים חברתי – Social Document Management

מגמה חשובה נוספת היא ניהול מסמכים חברתי, המפשט ומייעל את תהליכי העבודה בארגון במיוחד בכל הקשור ל-Workflow. ניהול מסמכים מתקדם זה יאפשר לבצע יצירה, שינוי ושיתוף הקבצים בתוך מערכת ניהול המסמכים תוך כדי תנועה. במילים אחרות, הפונקציונאליות החברתית תאפשר לכם ולשאר המשתמשים תקשורת שקופה, כמו גם יכולת לצפות בהערות, הודעות ופעילויות אחרות.

לניהול מסמכים חברתי ערך מוסף גדול לארגון שלכם. הוא יאפשר למשתמשים מחד להתנהל בתהליכי העבודה בצורה קלה ומהירה יותר ומאידך ישפר את פרודוקטיביות הצוותים שלכם וימנף את שיתוף הפעולה בין העובדים.

בינה מלאכותית – Artificial Intelligence

טרנד נוסף בניהול מסמכים מצטרף למגמה העולמית של שימוש הולך וגובר בבינה מלאכותית. המידע הרב והחיוני המצטבר במערכות ניהול מסמכים, יכול לשמש ככר פורה בחקר השפה הטבעית על מנת לשפר תהליכים עתידיים בארגון.

למעשה, שילוב בינה מלאכותית במערכת ניהול מסמכים יתרום לתהליכי קבלת ההחלטות שלכם באמצעות חיזוי דפוסי התנהגות וייעל את הפעולות והתהליכים בחברה. השורה התחתונה עבורכם: קבלת תובנות מעמיקות בהיבטים שונים של הארגון, הסקת מסקנות וביצוע התאמות לצורך מקסום ההתייעלות.

חלק אינטגרלי מניהול קשרי לקוחות – Part of CRM

מגמה מאוד משמעותית של השנים האחרונות ניכרת בהפיכת מערכת ניהול מסמכים לחלק אינטגרלי ממערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). מגמה זו לא מפתיעה מעצם העובדה שחשיבות ניהול המסמכים בתהליכי ה-CRM היא קריטית.

בואו ניקח דוגמא של תהליך מו"מ בין איש מכירות ללקוח, המנוהל במערכת ניהול קשרי לקוחות. המצב היעיל והאופטימלי ביותר הוא, שכל המיילים והמסמכים שנשלחו והתקבלו במהלך התהליך, יצורפו להיסטוריית כרטיס הלקוח. כך, כשמתבצעת שיחה מול כרטיס הלקוח, כל מסמך או קובץ רלוונטי נמצא במרחק לחיצת כפתור.

לפיכך, בבואכם להחליט על מערכת ניהול מסמכים, כדאי שתיקחו בחשבון שרכישת מערכת עצמאית ללא חיבור ל-CRM לא תהיה אפקטיבית (במידה ולחברה יש אוריינטציה שיווקית), כמו מערכת משולבת של ניהול קשרי לקוחות ומסמכים, הפועלת בהרמוניה ואשר תספק לכם מענה נכון התואם את צרכיכם.

יכולת התאמה להתרחבות החברה – Scalability

אחד מהיכולות החשובות של מערכות ניהול בארגונים בעידן הנוכחי היא יכולת ההתאמה שלהם לצמיחת החברה (במיוחד כשמדובר בתקופה בה מוקמים המון סטארטאפים). צמיחת העסק, אשר מגדילה באופן דרמטי את כמויות המסמכים והמידע חייבה את חברות הפיתוח של מערכות לניהול מסמכים לתת מענה לסוגיה זו.

מגמת המעבר לעבודה בענן ועבודה במודל תוכנה כשירות (במיוחד של מערכות CRM המשלבות ניהול מסמכים) ספקו מענה מצוין לגמישות של צמצום או התרחבות בחברה, מעצם היכולת שלהם להוסיף או להוריד משתמשים בלי שנדרשת שום השקעה ברכש מחשוב מצד הארגון.

אי לכך, כדאי מאוד שגם אתם תשקלו לעבוד עם מערכת מבוססת ענן במודל SaaS אשר לא רק תאפשר לכם לקבל גישה לכל מסמך מכל מקום, בזמן אמת, אלא תספק לכם את הגמישות הסופר חיונית של גידול או צמצום המשתמשים ללא שום עיכובים מיותרים.

מחירים שווים לכל כיס- Affordable prices

תוכנת ניהול מסמכים נחשבה בעבר למערכת יקרה שרק ארגונים גדולים או חברות חזקות יכלו להרשות לעצמן לרכוש אותה. העידן החדש מסמל מגמת שינוי גדול, גם במחירי המערכת עצמה שהפכו להיות הרבה יותר עממיים, אך בעיקר מהשינוי במודל העבודה לטובת "תוכנה כשירות".

מודל SaaS לא רק שיוצר עבורכם מבנה תמחיר שונה לחלוטין (מחיר חודשי בר השגה), אלא גם מספק לכם מערכת חכמה בעלת יכולות מתקדמות שלא נופלת ממערכות רציניות בארגונים גדולים.

ללא ספק, זה בהחלט יכול לתת לכם דרייב לרכוש מערכת ניהול מסמכים או מערכת CRM משולבת ניהול מסמכים ולהתחיל להתייעל כבר ממחר בבוקר..