בעידן העכשווי, קשה מאוד לראות עסקים המסוגלים להתנהל ללא איזושהי תוכנה לניהול עסק. הקדמה, החדשנות והתגברות התחרותיות הופכות את הבחירה בתוכנה שתנהל ביעילות מרבית את העסק, להחלטה משמעותית היכולה להשפיע בצורה דומיננטית על קצב הצמיחה של הפעילות העסקית ועל שיפור שורת הרווח בפועל.
למה מתכוונים במונח "תוכנה לניהול עסק"?
ניהול עסק באופן כללי מתייחס לשלל היבטים: ניהול חשבונות וכספים, ניהול לקוחות, ניהול מכירות, ניהול שיווק, ניהול שירות, ניהול גביה ורכש, ניהול פרויקטים, ניהול מסמכים, ניהול נוכחות, ניהול שכר. החלק הארי של העסקים והחברות זקוקים לרכיבי ניהול בתוכנה שיספקו מענה למרבית ההיבטים הללו. בנוסף, צריך לקחת בחשבון שפירמות מסוימות, בגלל אופי פעילותן, יזדקקו לתוכנות ניהול ייעודיות ספציפיות.
לאורך עשרים השנה האחרונות, גיליתי במסגרת פרסומים של תוכנות ניהול, במדיה של טרגט לעסקים, מספר דפוסי התנהגות מעניינים במסגרת התעניינות ברכישת תוכנה לניהול עסק:
- תוכנה לניהול עסק "מתחברת בראש" לבעלי העסקים קודם כל כתוכנה להנהלת חשבונות (תוכנה פיננסית)
- כל אחד ממקבלי ההחלטות מחפש פתרון ניהול שונה לחברה או לעסק שלו מצורת ההסתכלות שלו או מבעיה נקודתית שהתגלתה בארגון (לא מנסה ללמוד מפתרונות קונבנציונליים בשוק)
- ההחלטה על בחירת תוכנה כרוכה בלא מעט התלבטויות ולא פעם "נמרחת" על פני תקופה ארוכה..
אם כך, לדעתי, על מנת להיות לאפשר לכם להיות יותר תכליתיים בתהליך קבלת ההחלטות, אני מציע לכם לבחון שלוש נקודות חשובות לפני שאתם ניגשים לבחירה תוכנה לניהול עסק:
- התאמה לצרכים
הסתכלות קדימה
בבואכם לבחור פתרון ניהולי לעסק, החשיבה צריכה לבוא לא רק מהכיוון של "מה כואב לי היום", אלא גם להסתכל קדימה ולהתאים את הפתרון הנרכש לצרכים העתידיים. הצרכים במקרה זה, הם גם ברמת המיקרו (שינויים עתידיים בארגון) וגם ברמת המקרו (שינויים סביבתיים חיצוניים: טכנולוגיה, מתחרים, לקוחות, ספקים)
בחינת המצב הנתון
למצב הנתון יש משקל לא קטן. חברות חדשות מגיעות עם "דף חלק" מבחינת רכישת מערכת, והן מתמודדות ברוב המקרים רק עם בחירת מערכת המותאמת לצרכים. לעומת זאת, חברות ותיקות המעוניינות לשפר את מצבן משתמשות במערכות ישנות. הדילמה במקרה זה היא האם לשדרג את המערכת הקיימת שהעובדים כבר רגילים אליה או לרכוש מערכת חדשה המחייבת הטמעה והדרכה ומשפיעה לא פעם על ההתנהלות הארגונית. לדעתי גם פה, הפקטור של דינמיות סביבת העבודה והשוק צריכים להפוך להיות מרכיבים דומיננטיים בבחירת מערכת לניהול העסק.
תוכנת מדף מול פתרון תפור
שאלה חשובה שעליכם לשאול את עצמיכם: האם כדאי לכם לבחור בתוכנת מדף עם התאמות קלות או לבחור בפתרון לניהול עסק "תפור" בדיוק לצרכים? אני דוגל בד"כ בבחירת פלטפורמה קיימת עם אפשרות לכיוונונים והתאמות עד כמה שאפשר לדרישות הארגון. כמובן, שאולי תתפשרו מידת מה על התאמה מושלמת, אולם תוכלו להרוויח מניסיונם של פירמות אחרות, לחסוך עלויות פיתוח יקרות מאוד, ליהנות משדרוגים ועדכונים של החברה המפתחת ולא תהיו תלויים בפיתוח ספציפי של חברה. כמובן שבמקרים מסוימים מורכבים, פיתוח פתרון "תפור" על כל עלויותיו הוא הפתרון המומלץ
טכנולוגיית ענן (עבודה במודל SaaS)
התייחסות חשובה היא למגמה העולמית של מעבר לטכנולוגיית ענן ולעבודה במודל תוכנה כשירות Software as a Service. מגמה זו משנה את כללי המשחק בכל הקשור לתוכנות ניהול בהיבטים ניהוליים, כספיים ותפעוליים:
- ניהול העסק מכל מקום, בכל זמן, גם באמצעות המובייל
- חסכון ברכש מחשוב יקר
- התחברות מידית למערכת הניהולית ללא עיכובים
- אבטחת מידע ברמה גבוהה ביותר
- גמישות רבה והתאמה לקצב צמיחת החברה
אמנם בטכנולוגיית שרת לקוח המידע הניהולי נמצא בשליטה מלאה שלכם, אך עדיין יתרונות הענן והמגמה המתגברת בעולם פותחים בפניכם חלופה עם ערך מוסף לא מבוטל.
מערכת CRM
מערכת CRM זו נקודה חשובה ביותר אותה רבות מהחברות מפספסות. כפי שציינתי, תוכנה לניהול עסק נתפסת יותר כמערכת פיננסית ולכן יש פחות שימת דגש על ניהול קשרי לקוחות בהיבטי השיווק, המכירות והשירות. חברות צריכות להבין שמערכות פיננסיות הן אמנם השלד המרכזי של ניהול העסק, אלא ש-CRM זהו מנוע הצמיחה האמור לסייע בגיוס לקוחות, שימור הקיימים וסגירת עסקאות. לפיכך אני ממליץ לא להתפשר על איכות ויעילות מערכת ה-CRM של התוכנה שתבחרו..
לסיכום:
כאשר אתם ניגשים לבחירת תוכנה לניהול עסק, אל תסחפו להחלטה רק בגלל נקודה רגעית כואבת בפירמה. תנו את הדעת על הדברים העיקריים: צרכי הארגון העכשוויים והעתידיים, המגמה העולמית ההולכת ומתפתחת של מערכות ניהול בטכנולוגיית ענן והחשיבות הרבה שיש לייחס למערכות לניהול קשרי לקוחות ((CRM).