- איך לבחור מערכת CRM לעסק קטן.
- מה תוכלו להשיג באמצעות המערכת.
- נתונים ומספרים על האתגרים בהטמעת המערכת אצל עסקים קטנים.
כשהעסק הקטן מציף בהררי מידע, לידים שמתפספסים, תהליכי שיווק לא מסודרים, הפתרון הוא מערכת CRM שתעשה לך סדר בראש, בתזרים ובעסק. אבל איך בוחרים? הנה המדריך המלא שלנו.
פספוס של לידים או שירות לקוחות לקוי אלו רק חלק מהסימנים שהגיע הזמן להתקדם לשלב הבא – מערכת ניהול לקוחות. כזו שתאפשר לכם לייעל תהליכים, לאוורר מדפים מאובקים בעסק ולהתחיל להזרים רוח צעירה ואפקטיבית לתהליכי המכירות והשיווק שלך. כך תשיגו את היעדים העסקיים שלך במהירות ועם סדר בראש.
אז באו נתחיל מהבסיס.
האם העסק שלך זקוק למערכת ניהול לקוחות?
אין ספק, מערכת CRM היא אחת הטכנולוגיות שגרמו לעסקים לצמוח במהירות, לעמוד על טעויות קריטיות ולהיות אפקטיביים יותר. עם זאת, לא כל עסק זקוק למערכת כזו ולפעמים בחירה שגויה עלולה לגרום כאב ראש והוצאה כספית מיותרת.
המבחן הוא די פשוט. האם יש לכם כבר תהליכי מכירה מסודרים? האם אסטרטגיית השיווק שלכם קבועה ויציבה ומוכיחה את עצמה? אם אתם ממש בהתחלה ומחפשים את הערוץ השיווקי המתאים או את תסריט המכירה שימכור יותר, אתם עדיין לא שם.
מערכת CRM אמורה לשרת עסק שיש לו תהליכים ברורים של שיווק, של ניהול לקוחות, של מכירות. כשהבסיס יציב הטכנולוגיה תשפר את ההתנהלות בכמה רמות, אולם אם לא ברור לכם עדיין איך למכור ולשווק את המוצר, כדאי יהיה להשקיע את מלוא האנרגיה בהבנת השוק, בניית משפך שיווקי ומערך מכירות שמביא תוצאות ורק אחר כך לשקול להכניס מערכת מורכבת ולפעמים גם די יקרה לעסק.
השלב הבא: בניית דף אפיון לבחירת מערכת CRM .
אם עניתם בחיוב על השלב הקודם, התשתית של העסק קיימת, ברור לכם מה אתם מוכרים, מי הקונים ואיך משווקים להם, הגיע הזמן להטמיע את המערכת הכל כך חיונית הזו לעסק שלכם.
אבל היי, רגע לפני. לפני שאתם בודקים בגוגל על מערכות מומלצות ונשטפים במאות פרסומות של משווקים שלהוטים למכור לכם, אסור לכם לשכוח את הדף הזה: אפיון לבחירת מערכת CRM.
דף האפיון יכלול שני נושאים מרכזיים: 1. אפיון הצרכים העסקיים שלכם. 2. המטרות העסקיות שלכם. כן ממש כך. רק על ידי תקיפה של שני הכיוונים הללו יחד, תוכלו לדעת מה אתם רוצים ואפילו לבחור מערכת ניסיונית בחינם ולראות מה מתאים לכם.
כל שאלות האפיון:
בשלב הראשון נתחיל עם שאלות האפיון בנוגע למטרות העסקיות שלכם, שהן החשובות ביותר לעסק.
- כמה מכירות מתבצעות בחודש בעסק ומה היעד להגדלת המכירות?
- תוך כמה זמן נסגרת עסקה משלב ההתעניינות ומה היעד לקיצור התהליך?
- מ- 1 – 10 עד כמה הלקוחות מרוצים מהשירות שלכם ומה היעד לשיפור?
- האם אתה מזהה מגמות חדשות בנישה שלך? אם כן מהם? וכיצד תוכל לנצל אותם לטובתך?
- מהו החזר ה ROI לשיווק שלך (גובה ההשקעה לעומת גובה ההכנסה) ? מה היעד לשיפור? כתוב איך אתה מתכוון להשיג את זה.
- כיצד נראה תהליך השיווק בעסק? האם אפשר לקצר את התהליך? מה היעד לשיפור?
אם עניתם על כל השאלות יש לכם תמונה ברורה של היעדים לטווח הקצר והארוך, עכשיו אתם רק צריכים להכיר את התוכנה הנכונה שתעזור לכם לנהל את הנתונים ולהגיע ליעדים העסקיים שהצבתם.
השלב השני:
כאן נתייחס למערכת עצמה, לפונקציות שתצטרכו, למחיר ועוד.
באופן עקרוני, הכלי אמור לשרת את כל המטרות העסקיות. שיווק. מכירות. שימור לקוחות. תיעדוף משימות ועוד.
העניין הוא, שככל שהמערכת כוללת יותר פונקציות היא עשויה להיות מורכבת ויקרה יותר ולכן תרצו לקחת בחשבון נתונים נוספים.
- מהם הכלים הזמינים במערכת למעקב שיווק? האם הם מספיקים להשגת היעדים שלכם?
- מהם הכלים הזמינים במערכת למעקב אחר תהליך המכירה? האם הם מספיקים להשגת היעדים שלכם?
- מהם הכלים הזמינים במערכת למעקב אחרי לקוחות? האם הם מספיקים להשגת היעדים שלכם בניהול לקוחות? הן מבחינת שירות לקוחות והן מבחינת רכישות חוזרות?
- במידה והעסק יגדל אלו אתגרים יופיעו בתהליכים הנ"ל? האם המערכת תדע לגדול אתכם יחד? אם כן מה העלות?
- מהי העלות החודשית של המערכת? האם זה תואם את היכולות הכספיות של העסק?
- מ-1 – 10 עד כמה קל להשתמש במערכת?
- אם יש לך עובדים, כמה זמן לדעתך ידרש ללמד את העובדים עד להטמעה מלאה? האם המשאבים בעסק מאפשרים לך את הזמן הדרוש להטמעה?
- האם יש תמיכה והדרכה מטעם החברה? אם כן, זה עשוי לקצר משמעותית את זמן ההטמעה בעסק.
- וודא שיש גישה למערכת ממובייל.
- בדוק את רמת האבטחה של החברה.
- האם ניתן להפיק חשבוניות שונות לעסק? (כמו דרישת תשלום, הצעת מחיר)
- האם יש אופציה לניהול פרויקטים ולמעקב סך שעות עבודה לכל פרויקט?
- במידה ולא תהיו מרוצים מהמערכת האם יהיה ניתן להעביר את כל המידע בקלות למערכת אחרת?
נכון, זה לא יקח דקה או שתיים להכין מסמך מפורט, יתכן גם שבמהלך הכתיבה אתם תגלו נקודות חדשות בעסק שלכם, אך זה מבטיח את בחירת המערכת הטובה ביותר ועמידה ביעדים העסקיים.
עם הדף הזה אנו ממליצים לכם לחפש את הכלים החינמיים (וודאו שהם כוללים אוטומציה שיווקית וניהול לקוחות) להתנסות בהם ולבחון את מידת ההתאמה שלהם לעסק. אתם תופתעו לגלות שכלים חינמיים עשויים להספיק לצרכים שלכם, לפחות לעת עתה.
בשורות הבאות תוכלו לראות את הנתונים שהתפרסמו לגבי האתגרים בהטמעת מערכת CRM בעסקים קטנים וללמוד מהם על האתגרים שהמערכת מציבה וכיצד תוכלו להתגבר עליהם.
אין חכם כבעל ניסיון – נתונים מעסקים אחרים על מערכות ניהול לקוחות:
- 17% מהעסקים ציינו שהאתגר הגדול שלהם עם המערכת היה תפעול נכון והטמעה אצל העובדים ואנשי המכירות.
- 31% מהעסקים אמרו שהקושי היה במחיר להחזקת מערכת בעלת פונקציות שישרתו את הארגון גם בעתיד.
- 20% מהעסקים מדווחים על תמיכה לקויה במערכת. זהו איתות ברור עבורכם לבדוק היטב לפני סגירת חוזה עם חברה לספק את התוכנה.
אם הגעת עד לפה, כל הכבוד. זה אומר שאתה מוכן להשקיע את כל מה שנדרש כדי להשיג את היעדים העסקיים שלך דרך תוכנת CRM שתפורה למידות של העסק שלך.
אז רק לסיכום, תפקידה של המערכת היא ליצור שינוי באופן ההתנהלות בארגון על ידי סידור המידע וניתוח הנתונים בהם תראו מה עובד יותר מה לא עובד ומה אפשר להוסיף.
התוכנה תעזור לכם לשפר את המערך השיווקי, מערך המכירות, ניהול הזמן שלכם בעסק ובכלל, לעלות רמה בשירות הלקוחות ושימור לקוחות.
השלב שבו אמורה להיכנס המערכת לעסק הוא כאשר כבר יש תבניות לשיווק, מכירות וניהול לקוחות ונדרש ייעול לכל התהליכים הללו.
הבחירה הנכונה תעשה בשני שלבים.
- שלב ההגדרה של המטרות העסקיות והכלים הדרושים כדי להשיג אותם.
- שלב האפיון לצרכים הקיימים של העסק והשאלות על המוצר בהתבסס על הפונקציות הקיימות בשוק.
אלו השלבים ואנו בטוחים שאם תבצעו אותם לפי הסדר, הבחירה שלכם תהיה חכמה יותר ותצעיד את העסק שלכם קדימה.
לסיום, אנו מקווים שהמדריך עזר לכם להבין מה אתם צריכים לעסק, איך לכתוב את האפיון ואיך לגשת לבחירה הטובה עבורכם.
בהצלחה.